Zotero ist eine Open Source Desktop-Anwendung für die Literaturverwaltung. Es ermöglicht das Sammeln, Organisieren und Zitieren von Quellen und ist damit ein Alternative zu kommerziellen Tools wie Endnote und Citavi.
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Von Blog Datenschutz – Unter dem Radar
(Annomyer Autor der Technischen Universität Berlin)
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Zotero kann bibliographische Daten und Volltexte aus dem Internet importieren und Quellen in verschiedenen Stilen zitieren. Notizen und Tags können die Bibliographie ergänzen und strukturieren.
Mittels Plugins für MS Word und Libre Office integriert sich Zotero nahtlos in Textverarbeitungsprogramme, um automatisch Zitate und Bibliographien in verschiedenen Zitierstilen zu erstellen. Mit der Zotero Browser-Erweiterung (Add-on) können bibliographische Daten und Volltexte direkt aus Bibliotheks-Katalogen und vielen Literaturdatenbanken übernommen werden.
Datenschutz und Empfehlungen zur Nutzung an der TU Berlin
Datenschutzrechtlich ist die Desktop-Anwendung unbedenklich und zu empfehlen, sofern nur wenige Online-Funktionen zum Einsatz kommen, die Daten an Zotero oder an weitere Dienstleister übertragen.
Anwender*innen sollten individuell abwägen, welche Funktionen sie benötigen und alle anderen deaktivieren. Sinnvolle Funktionen sollten aktiviert sein, z.B. der Update-Check.
Andere wiederum, bspw. die Funktion „automatische Übersetzungen“ sollte deaktiviert werden, einerseits wird sie zumeist nicht benötigt und andererseits führt sie regelmäßig Abfragen (Requests) an externe Server aus.
Zotero kann zwar ausschließlich als lokale Anwendung genutzt werden, jedoch bietet die Desktop-App ohne Nutzung eines Zotero-Accounts nur überschaubaren Komfort.
Online-Funktionen wie Datensynchronisierung oder die Integration in Overleaf erleichtern das wissenschaftliche Arbeiten deutlich. Für diese und weitere Funktionen ist ein Zotero-Account erforderlich, der auf freiwilliger Basis genutzt werden kann.
Eine verpflichtende Nutzung des Zotero-Accounts ist deshalb an der TU Berlin ausgeschlossen, z.B. dürfen Literaturangaben für die Lehre nicht ausschließlich über Zotero bereitgestellt werden.
Der US-amerikanische Anbieter von Zotero, die Corporation for Digital Scholarship, die die Daten u.a. in der USA verarbeitet, kommt leider nicht vollständig den Informationspflichten entsprechend der DSGVO nach:
Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist nicht durchgängig nachvollziehbar.
Datenschutzrechtlich ist dieser Zustand problematisch, der Anbieter hat diese gesetzlichen Anforderungen trotz mehrfacher Nachfrage bislang leider nicht berücksichtigt. Datenschutz wird in Virginia anders als hierzulande betrachtet und als Nonprofit-Organisation scheuen sie wohl den Aufwand…
Immerhin: Datenschutz wird nach eigenen Aussagen ernst genommen:
„Zotero is an open-source project committed to providing the best tool for managing your research. Our philosophy is that what you put into Zotero is yours, and one of our founding principles is to make sure you remain in control of your data and can share it how you like — or choose not to share it at all.
We are an independent, nonprofit organization and have no financial interest in your private information. We fund further development by offering additional online storage space to people who find the software useful, not by selling data.“
Quelle: Datenschutzerklärung von Zotero, https://www.zotero.org/support/privacy
Zotero-Account und Online-Funktionen
Die Nutzung eines Zotero-Accounts bietet zusätzliche Funktionen, die die Zusammenarbeit von Autoren und den Zugriff auf die eigene Bibliothek erleichtern. Dazu gehören die Synchronisierung der Daten über verschiedene Geräte hinweg, die Möglichkeit, Gruppen zu erstellen und Literatur gemeinsam zu bearbeiten oder in Overleaf Bibtex-Dateien direkt einzubinden.
Anwender*innen richten sich einen Account selbst bei Zotero ein, es kommt ein Vertragsverhältnis unabhängig von der TU Berlin zustande.
Zotero bietet einen kostenlosen Account, dessen Speicherumfang auf 300 MB beschränkt ist, dieser sollte in den meisten Fällen genügen (heruntergeladene Volltexte sollten dabei nicht synchronisiert werden). Einige Funktionen sind nur mit kostenpflichtigem Account möglich, z.B. die Nutzung von Gruppenbibliotheken für gemeinsame Projekte (die Zahlungsinformationen werden hierbei datensparsam nur an den Dienstleister übertragen und nicht bei Zotero gespeichert).
Es ist zu empfehlen, bei der Registrierung des Zotero-Accounts die persönliche TU-Mailadresse zu verwenden und dafür ein neues Passwort festzulegen.
Da anderen Nutzer*innen die eingetragene Mailadresse angezeigt werden kann und damit offengelegt wird, raten wir von einer Registrierung mit einer privaten E-Mail-Adresse ab.
Da die TU-Mailadresse nach dem Ausscheiden aus der der TU gelöscht wird, ist damit potentiell der Zugriff auf die Bibliographie nicht mehr möglich. Deshalb sollte rechtzeitig eine Kopie der Bibliographie erstellt werden bzw. eine weitere Mailadresse bei Zotero eingetragen werden.
Datensicherungen der Bibliographie sind generell zu empfehlen, da sich Zotero eine Löschung von inaktiven Accounts nach 90 Tagen vorbehält.
Personenbezogene Daten Dritter dürfen nur mit deren Zustimmung in Zotero verarbeitet werden, dieses umfasst beispielsweise die Namen von CoAutor*innen noch unveröffentlichter Arbeiten (für bibliographische Referenzen ist keine Einwilligung erforderlich).
Vertrauliche Informationen, die einer Geheimhaltung unterliegen, dürfen nicht in der Zotero-Online-Bibliographie verarbeitet werden.
Freigaben einer Bibliographie sollten nur mit Bedacht erfolgen, die erfassten Referenzen und ggf. hinzugefügten Notizen lassen auf das persönliche (Forschungs-)profil schließen.
Fazit
Mit Zotero lassen sich Bibliographien gut verwalten und einfach in wissenschaftliche Ausarbeitungen einbinden. Als Open Source Software ist die Zotero Desktop-Anwendung datensparsam umgesetzt und auf Quellcode-Basis überprüfbar, so dass sie aus Datenschutzsicht empfohlen werden kann.
Die Nutzung des praktischen Zotero-Accounts kann allerdings nur unter Vorbehalt empfohlen werden: Datenschutz wird zwar nach eigener Aussage ernst genommen, den Informationsanforderungen der DSGVO wird jedoch nicht ausreichend Genüge getan: Die für den Zotero-Account stattfindende Verarbeitung personenbezogener Daten ist leider nur ansatzweise beschrieben. Insofern hoffen wir auf verbesserte Datenschutzhinweise, die Universitätsbibliothek hat den Anbieter dazu angefragt.
